お別れの会の事前準備

事前に流れを把握することで、
スムーズに準備を行うことが
できます

ご逝去直後から当日までの流れをご案内いたします。お別れの会においては、全体の流れと担当者の役割を事前に把握しておくことで、スムーズな対応が可能になります。日比谷花壇では、密葬からお別れの会の後までトータルにサポートいたします。

逝去直後

1. ご遺族への対応

まずはご遺族に哀悼の意を表し、密葬への会葬や手伝いが必要かどうかの確認を行います。

会社でしなければならないこと

緊急社内通知／密葬対応の確認
葬儀が終わってから1週間以内

2. お別れの会実施の決議

お別れの会をやるかどうかの意思決定をします。

会社でしなければならないこと

取締役会／お別れの会実施の決議
葬儀が終わってから2週間以内

3-1. 実行委員と葬儀社の決定

お別れの会の発起人が実施するメンバーを決定し、「実行委員会」を設立します。又、お別れの会の実働を担う葬儀社を選定します。

決めなければならないこと

お別れの会実行委員会の編成／予算の総額と処理方法を決定／お別れの会の提案資料・プレゼンテーションの確認／葬儀社選定

3-2. 実施要項の決定

通知する範囲および・日時・場所・社葬の名称・供花の有無・開催スタイル（食事のありなしや会費の有無）などを決定します。

決めなければならないこと

案内状送付リストの作成／社外対応の決定／お別れの会の基本フレームを検討
開催日の１ヶ月前

4. お別れの会の告知

封書・FAX・メールなどでお別れの会の告知をします。お客様やファンの方の会葬が予定される方は、WEBサイトやSNSなどでの告知を行います。自由参加型の場合は、出欠は取らず告知のみとなります。

会社でしなければならないこと

案内状の手配／WEBサイト・SNSでの告知
開催日の2週間前

5-1. 実行委員の役割の決定

実行委員会および当日のスタッフの役割や、当日の動きなどを準備リストやスタッフ配置図などを使いながら決定します。

会社でしなければならないこと

運営スタッフ／スタッフの配置図作成／当日までの準備リスト作成など

5-2. お別れの言葉の依頼

お別れの言葉や献杯していただく方に、原稿を事前に準備してもらうようお願いします。

会社でしなければならないこと

お別れの言葉をお願いする方の選定・依頼

5-3. 式次第・当日スケジュールの作成

式次第および当日のスケジュールを表にし、当日の動きを実行委員や当日スタッフと共有します。

会社でしなければならないこと

進行表の作成／当日の進行確認と共有

5-4. 祭壇のデザイン・会場装飾の決定

花祭壇や会場の花装飾・供花の配置などの決定をします。会場イメージはCGにて提案します。遺影写真をはじめ、思い出の品、写真、賞状など、会場にお飾りするものの配置なども決定していきます。

決めなければならないこと

花祭壇／花装飾／供花の配置／遺影写真／思い出の品など装飾品の配置

5-5. 料理・返礼品等の決定

会食の席を設ける場合、会食の方法やメニューなどを決定していきます。また、会葬者への会葬御礼や、お礼状などのおもてなしの品を決めていきます。

決めなければならないこと

会食方法／料理メニュー／御礼状・返礼品
開催日前日

6. 前日のリハーサル

会場全体の設計や祭壇の確認。予行演習をしながら、問題がないかの最終調整を行います。なお、規模が大きくない場合は、前日リハーサルは省略します。

お別れの会終了後の対応

ご遺族への挨拶／お別れの言葉奉読者・来賓への挨拶／参会者への挨拶／費用の精算